In de transportsector is tijd geld, en duidelijke communicatie goud waard. Een goed ingevulde vrachtbrief lijkt misschien een formaliteit, maar in werkelijkheid is het een cruciaal document. Het bepaalt niet alleen of een rit administratief correct verloopt, maar ook of je als bedrijf of chauffeur sterk staat bij schade, klachten of controles.
Toch loopt het hier nog vaak mis. Kleine fouten, onvolledige gegevens of onleesbare tekst zorgen voor vertragingen, verwarring en in het slechtste geval: boetes of juridische discussies. Tijd om dat te vermijden!
Deze 7 tips helpen chauffeurs om correct te werken onderweg, én geven zaakvoerders en teamleiders de zekerheid dat hun processen op orde zijn.
1. Vul alle verplichte gegevens volledig en correct in
-
Wie verzendt en ontvangt de goederen
-
Een duidelijke beschrijving van wat er vervoerd wordt
-
Het aantal colli en het totale gewicht
-
De plaats en datum van laden en lossen
2. Schrijf leesbaar. Of nog beter: ga voor digitaal
Gebruik blokletters als je met de hand invult. Onleesbare vrachtbrieven zorgen voor misverstanden en fouten in het verdere traject. Digitaal invullen kan dit risico volledig uitsluiten.
➡️ Voor chauffeurs: neem je tijd om alles duidelijk te noteren.
➡️ Voor zaakvoerders: overweeg standaardtemplates of digitale tools om fouten te vermijden.
3. Vermijd vage omschrijvingen of afkortingen
Woorden als “diverse goederen” of “materiaal” zijn te vaag. Wees zo concreet mogelijk: wat zit er precies in de vracht? Dat helpt bij schadeclaims of grenscontroles.
➡️ Voor chauffeurs: noteer wat je écht vervoert.
➡️ Voor zaakvoerders: geef duidelijke instructies over hoe goederen omschreven moeten worden.
4. Zorg dat alle documenten overeenkomen
5. Handtekeningen zijn verplicht
Een vrachtbrief moet ondertekend worden door:
- De afzender bij het vertrek
- De vervoerder (de chauffeur of het bedrijf)
- De ontvanger bij levering
Zonder handtekeningen is de vrachtbrief niet rechtsgeldig.
➡️ Voor chauffeurs: laat de brief altijd ondertekenen voor je vertrekt of aflevert.
➡️ Voor zaakvoerders: volg op of dit consequent gebeurt.
6. Noteer schade of afwijkingen meteen
7. Gebruik de juiste taal bij internationaal vervoer
Bij internationale ritten moet de vrachtbrief meestal opgesteld zijn in:
- De taal van het land van vertrek
- Een internationale taal zoals Engels of Frans
Zo vermijd je misverstanden bij controles onderweg.
➡️ Voor chauffeurs: wees voorbereid op controles in het buitenland.
➡️ Voor zaakvoerders: bied meertalige sjablonen aan indien nodig.
Een correcte vrachtbrief maakt het verschil
Een foutloze vrachtbrief bespaart tijd, voorkomt discussies en zorgt voor vertrouwen bij klanten en partners.
Voor chauffeurs betekent dit minder stress onderweg.
Voor zaakvoerders betekent het een betere reputatie, vlottere leveringen en minder risico op claims.
Wil je zeker zijn dat jij of je team op een correcte en professionele manier omgaat met vervoersdocumenten? Dan is onze opleiding ‘Vervoersdocumenten’ precies wat je nodig hebt.
Ben je chauffeur? Dan leer je stap voor stap hoe je vrachtbrieven en aanrijdingsformulieren correct en duidelijk invult, welke info verplicht is en hoe je fouten of discussies onderweg vermijdt.
Ben je zaakvoerder of teamleider? Dan investeer je met deze opleiding niet alleen in de kennis van je medewerkers, maar ook in de efficiëntie en betrouwbaarheid van je transportproces. Minder fouten betekent minder vertragingen, minder stress én meer tevreden klanten.
De opleiding is erkend door MOW Vlaanderen (goed voor 7 kredietpunten), duurt slechts 1 dag en wordt gegeven in kleine groepen van max. 20 deelnemers. Zo is er ruimte voor interactie en praktijkgerichte vragen.
